Ijazah sudah bahasa Inggris belum tentu berarti proses dokumennya selesai.
Saat ijazah akan digunakan untuk kuliah, bekerja, mengurus visa, atau keperluan resmi di luar negeri, bahasa dokumen hanya salah satu hal yang perlu diperiksa.
Institusi penerima mungkin juga meminta salinan yang dilegalisir, certified translation, apostille, atau legalisasi konsuler. Masalahnya, urutan proses tersebut tidak berlaku sama untuk semua negara dan institusi.
Karena itu, jangan langsung menerjemahkan atau mengajukan apostille ijazah sebelum mengetahui requirement resminya.
Translate, Apostille, dan Legalisasi Itu Berbeda
Ketiganya memiliki fungsi yang berbeda.
| Proses | Fungsinya | Bukan untuk |
| Translate | Mengalihkan isi dokumen ke bahasa yang diminta | Mengesahkan keaslian ijazah |
| Apostille | Mengautentikasi asal dokumen, tanda tangan, kapasitas penanda tangan, serta cap atau stempel | Membuktikan isi ijazah pasti benar atau diterima institusi |
| Legalisasi konsuler | Mengautentikasi dokumen melalui jalur yang ditentukan negara tujuan | Menerjemahkan atau menilai isi dokumen |
Menurut panduan resmi HCCH, apostille hanya mengesahkan asal dokumen publik. Apostille tidak mengesahkan isi dokumen dan tidak otomatis menentukan apakah dokumen tersebut dapat diterima oleh institusi tujuan.
Artinya, ijazah yang sudah mendapatkan apostille belum tentu memenuhi seluruh syarat universitas, perusahaan, lembaga penilai kualifikasi, atau kantor imigrasi.
Perlu dibedakan juga antara legalisir dokumen dan legalisasi konsuler. Legalisir dapat berarti pengesahan salinan oleh universitas, notaris, atau instansi penerbit. Sementara itu, legalisasi konsuler merupakan proses autentikasi untuk penggunaan dokumen lintas negara ketika apostille tidak berlaku atau tidak diterima.
Mengapa Urutannya Tidak Universal?
Tidak ada satu alur yang selalu berbentuk:
Translate → Apostille → Legalisasi
Urutannya bergantung pada dokumen dan tanda tangan mana yang harus diautentikasi.
Institusi penerima bisa saja meminta:
- Apostille pada ijazah asli.
- Apostille pada salinan ijazah yang telah disahkan.
- Terjemahan dari ijazah yang sudah diapostille.
- Certified translation tanpa apostille.
- Apostille pada dokumen terjemahan tertentu.
- Legalisasi konsuler karena negara tujuan tidak menggunakan Apostille Convention.
Sebagai contoh, ijazah bilingual mungkin tidak perlu diterjemahkan. Namun, institusi penerima masih dapat meminta certified copy, apostille, verifikasi gelar, atau evaluasi kesetaraan kualifikasi.
Sebaliknya, ijazah yang sudah diapostille mungkin tetap perlu diterjemahkan karena institusi penerima tidak memproses dokumen berbahasa Indonesia.
Jadi, proses yang benar tidak ditentukan hanya oleh kondisi dokumen. Prosesnya juga ditentukan oleh pihak yang akan menerima dokumen tersebut.
Negara Tujuan dan Institusi Penerima Sama-Sama Harus Dicek
Sebelum mengurus apostille ijazah, periksa tiga hal berikut.
1. Apakah negara tujuan menggunakan Apostille Convention?
Apostille digunakan di antara negara yang menjadi pihak dalam Konvensi Apostille. Daftar negara dapat diperiksa melalui status table resmi HCCH.
Namun, masuknya sebuah negara dalam konvensi tidak berarti semua dokumen wajib diapostille.
2. Apa yang diminta institusi penerima?
Universitas, perusahaan, lembaga lisensi profesi, dan kantor imigrasi dapat memiliki requirement yang berbeda meskipun berada di negara yang sama.
Satu universitas mungkin menerima hasil pindai ijazah bilingual. Universitas lain dapat meminta certified copy, terjemahan resmi, dan apostille.
3. Dokumen versi mana yang harus diproses?
Pastikan apakah institusi meminta:
- Ijazah asli.
- Salinan yang dilegalisir.
- Transkrip akademik.
- Terjemahan ijazah dan transkrip.
- Dokumen dalam bentuk digital atau hard copy.
- Dokumen yang masih tersegel oleh universitas.
Jangan mengajukan apostille pada suatu versi dokumen sebelum memastikan versi itulah yang diminta.
Kapan Certified Translation Diperlukan?
Certified translation biasanya diperlukan ketika institusi penerima tidak menerima bahasa asli dokumen dan meminta terjemahan yang dapat dipertanggungjawabkan.
Namun, istilah “certified translation” tidak selalu memiliki arti yang sama di setiap negara. Institusi dapat meminta terjemahan yang dibuat oleh:
- Penerjemah tersumpah di Indonesia.
- Penerjemah bersertifikat di negara tujuan.
- Penerjemah yang terdaftar pada lembaga tertentu.
- Universitas atau instansi penerbit.
- Penyedia terjemahan profesional dengan pernyataan sertifikasi.
Karena itu, jangan hanya bertanya, “Apakah dokumen harus diterjemahkan?”
Tanyakan juga:
“Siapa yang diperbolehkan menerjemahkan dan mengesahkan hasil terjemahan?”
Apabila ijazah sudah memiliki versi bahasa Inggris, konfirmasikan apakah versi tersebut diterima sebagai dokumen resmi atau tetap memerlukan certified translation.
Cara Meminta Requirement Secara Tertulis
Requirement sebaiknya diminta melalui email atau kanal resmi agar dapat dijadikan rujukan selama proses dokumen.
Pertanyaan yang dapat dikirimkan kepada institusi penerima antara lain:
- Apakah ijazah bilingual dari Indonesia dapat diterima?
- Apakah ijazah dan transkrip harus diterjemahkan?
- Siapa yang diperbolehkan membuat atau mengesahkan terjemahan?
- Apakah dokumen memerlukan apostille atau legalisasi konsuler?
- Apakah apostille harus diterapkan pada dokumen asli, salinan resmi, atau terjemahan?
- Apakah salinan dokumen harus dilegalisir universitas atau notaris?
- Apakah ada batas waktu penerbitan atau masa berlaku dokumen?
- Apakah dokumen dapat diunggah secara digital atau harus dikirim dalam bentuk fisik?
Simpan jawaban tertulis, tautan requirement, dan tangkapan layar halaman resmi. Informasi tersebut akan membantu penerjemah atau penyedia layanan menentukan proses yang lebih tepat.
Alur Menentukan Proses Dokumen
Gunakan alur berikut sebelum memesan layanan:
- Tentukan negara tujuan dan institusi penerima.
- Identifikasi tujuan penggunaan dokumen.
- Minta requirement secara tertulis.
- Periksa apakah negara tujuan menerima apostille.
- Tentukan dokumen dan tanda tangan yang harus diautentikasi.
- Periksa apakah terjemahan diperlukan.
- Pastikan kualifikasi penerjemah yang
